La procedura, comprende la gestione di tutta una serie di attività consortili, fra le quali:
· Archivio catastale consortile: formazione/consultazione dell’archivio catastale consortile Fabbricati/Terreni. Tali attività si sviluppano nell’acquisizione delle variazioni catastali così come comunicate dagli utenti (sono in sviluppo funzionalità di sintesi automatiche delle variazioni in base alle situazioni incrementali fornite dall’UTE). La procedura inoltre, sempre in merito alla gestione del catasto consortile prevede vari tipi di consultazioni, prevedendo anche consultazioni integrate per contribuente, permettendo una visione complessiva diretta senza tanti passaggi, dei dati messi a ruolo di un utente, formando un fascicolo da consegnare all’utente con una parte di riepilogo ed il relativo dettaglio con tutte le visure. Inoltre è molto utile il fatto che il risultato delle ricerche fatte sull’archivio può essere stampato/salvato sotto forma di elenco o possono essere emesse visure su tutte le ditte risultanti dalla ricerca.
· Archivio Irrigazioni: le irrigazioni gestite sono di due tipologie, la prima intesa come imposizione sulle particelle frontiste ai canali di irrigazione in base alla superficie e al canale, con una gestione integrata con il catasto stesso, mentre la seconda gestisce l’irrigazione in base al consumo effettuato dall’utente.
· Archivio Strade Vicinali: la gestione strade vicinali è intesa come imposizione sulle particelle frontiste alla strada vicinale, con una gestione integrata con il catasto stesso.
· Archivio Concessioni: le concessioni sono gestite, in relazione allo specifico intestatario, in base a informazioni del tipo “Tipo Concessione” con le relative tariffe allegate, “Canale” e “Bacino”. La procedura inoltre dà la possibilità di ottenere consultazioni dei dati inseriti per vari estremi di ricerca, come il tipo di concessione, il canale, le informazioni sugli intestatari e sulla concessione stessa, permettendo, una volta identificato l’insieme di informazioni atteso, di farne, o semplici elenchi, o visure dettagliate ditta per ditta.
· Gestione Sgravi: permette di gestire gli sgravi con più rilasci nel corso dell’anno, in collegamento con l’archivio catastale, producendo come uscita un file Excel da stampare e inviare all’esattore.
· Sistemazione Codici Fiscali : permette di correggere le anagrafiche, lavorandoci in base ad opportune selezioni, con funzioni di aiuto per la definizione del corretto codice fiscale/Partita iva di ogni contribuente. Tale procedura, una volta ultimato il lavoro, permette di sintetizzare in automatico delle variazioni di correzione delle anagrafiche per sistemare i relativi codici fiscali sull’archivio per il ruolo.
· Consolidamento variazioni: funzione di consolidamento delle variazioni acquisite per formare il nuovo archivio a partire da quello dell’anno precedente, aggiungendo tutte le variazioni acquisite in corso d’anno. Tale procedura può essere eseguita in qualunque momento, in aggiunta a quello ufficiale di fine anno, per permette una validazione continua sui dati delle variazioni rispetto all’archivio e al lavoro degli altri operatori, infatti all’avvio della procedura di consolidamento viene chiesto se i risultati del consolidamento devono essere resi permanenti, o se si vuole solamente il controllo delle variazioni. Inoltre la procedura di consolidamento può essere attivata direttamente dalle funzioni di gestione delle variazioni, per permettere agli operatori di controllare singolarmente le proprie variazioni inserite direttamente nel momento dell’inserimento. La procedura di consolidamento inoltre si preoccupa di gestire le codifiche utente, verificando, a richiesta, per ogni nuova ditta prima di utilizzare un nuovo numero, se in archivio esiste una ditta composta dagli stessi codici fiscali con gli stessi titoli di possesso ed in quel caso utilizza lo stesso codice utente.
· Calcolo contributi e formazione file CNC ruoli, Internet e Statistiche ruoli: La procedura permette in base ad una serie di selezioni in base al comune, al tipo di ruolo etc. di effettuare il calcolo sull’insieme dei dati richiesti del contributo per ciascun utente, al fine di generare il file per il CNC, per la gestione Internet della Contribuenza Facile dell’ Urber, l’estrazione dei dati per le statistiche richieste dall’ ANBI e il riepilogo statistico ruoli. Tale procedura permette di essere attivata in qualunque momento, quindi può essere usata prima dell’emissione ufficiale dei ruoli dalla direzione, come strumento di analisi per verificare in base a determinate modifiche sui parametri del piano di classifica (ad esempio dei minimi o dei coefficienti) quali sono i risultati conseguenti in termini economici.
Collegamento dati ute: Collegamento ai dati forniti dall’ute, caricati in un apposito database attraverso la procedura creata specificatamente per il caricamento/consultazione dei dati UTE, per sintetizzare in automatico le variazioni relative ai nuovi dati immessi, intesi sia come analisi storica, in un periodo di riferimento, nella quale vengono prese in esame tutte le variazioni effettuate dal catasto nel periodo in esame, che come analisi dei dati ad oggi, attraverso la quale viene considerata l’ultima situazione di tutti gli immobili presenti nel database UTE confrontati con l’archivio consortile e viceversa.
La procedura è stata sviluppata utilizzando come strumento di sviluppo Visual Basic e come database di riferimento Access, avvalendosi del Sistema di Sviluppo per Visual Basic di proprietà di Albertini Filippo. L’intera banca dati, come caratteristica intrinseca degli strumenti scelti, ha una enorme consultabilità anche fuori dalla procedura stessa, ad esempio con strumenti tipo Access per l’effettuazione di query SQL sull’archivio o attraverso anche altri strumenti o procedure specifiche (come ad esempio i G.I.S.), utilizzando tecnologie di interfacciamento ai dati quali ADO, ODBC o DAO.
Per quanto riguarda le politiche di accesso ai dati, il programma è predisposto per definire a livello di utente le caratteristiche di accesso alle varie funzioni della procedura.
La procedura, comprende tutta una serie di funzionalità, tra le le quali :
· Archivio protocollo: la procedura archivia del documento protocollato tutta una serie di informazioni, come la categoria, il/i corrispondenti, i destinatari per conoscenza, tutti con la relativa tabella di riferimento facilmente interrogabile direttamente dalla funzione di protocollazione.
· Ricerche con molte opzioni, potendo specificare l’ordinamento e la stampa del risultato.
· Archiviazione ottica dell’immagine per una più completa archiviazione, e per eliminare i tempi necessari per fare le copie per i vari destinatari interni.
· Raggruppamento dei vari protocolli in base alla loro pertinenza, sulla base di una tabella appositamente compilata per definire tutte le pratiche aperte
· Inoltro dei protocolli per Posta Elettronica ai vari destinatari interni con la relativa immagine
· Invio automatico del documento protocollato per Fax
· Stampe relative ai corrispondenti e ai protocolli inseriti, con i totali delle spese.
· Gestione della numerazione per il posizionamento in armadi distinti
· Gestione dei dati e delle stampe relative all’utilizzo di affrancatrici.
· Protocollazione delle E-Mail provenienti dall’esterno e dall’interno dell’azienda verso l’esterno, sia del testo che degli allegati.
· Protocollazione del flusso documentale successivo ad un protocollo acquisito, sia come testo, che come allegati.
La procedura, comprende tutta una serie di funzionalità, tra le le quali :
· Gestione dell’ordine del giorno, permettendo di inserirlo scegliendo gli argomenti da una tabella preimpostata di argomenti, aventi essi stessi tutta una serie di caratteristiche quali ad esempio l’obbligatorietà. Tale funzione prevede anche la sintesi automatica del documento riguardante l’ordine del giorno.
· Gestione degli amministratori, sia per quanto riguarda la presenza alle varie adunanze, sia per quanto riguarda le competenze, ossia in quali tipologie di riunioni devono essere presenti, permettendo così alla procedura di monitorare le presenze effettuate (riportate in automatico nei vari documenti generati). Inoltre in fase di preparazione dei documenti, e a seconda del tipo di riunione, la procedura stessa forma gli elenchi di coloro che devono partecipare, formando una bozza di documento comunque ulteriormente modificabile.
· Gestione delle delibere, gestendone il contenuto inteso come oggetto e testo, i dati relativi alla pubblicazione presso gli organi di controllo ecc. Inoltre la procedura stessa prevede l’archiviazione ottica della delibera (una volta completa di tutte le firme) per una più completa e esatta archiviazione, e per eliminare, ad esempio, il tempo necessario per farne le varie copie.
· Ricerche con molte opzioni, potendo specificare l’ordinamento e la stampa del risultato.
Inoltro delle delibere per Posta Elettronica ai vari destinatari interni/esterni con la relativa immagine
Procedura integrata per la gestione di tutte le attività relative alla gestione di una banca dati catastale in termini di consultazioni e stampe. Prevede l’acquisizione dei dati da parte dell’UTE sia nel vecchio tracciato nazionale, che in quello attuale definito UTE 2000.